Certainement pas ! La plupart des exploitants d’une station à domicile classique se contentent malheureusement d’un sentiment de bonne conscience né au moment de l’achat. Ils acquièrent à moindre coût une pompe, une citerne, quelques tuyaux et éventuellement un système informatique de gestion. Ils négocient avec le pétrolier un prix d’achat favorable du carburant en vrac. Et, ils vivent pour longtemps avec la croyance erronée que l’affaire est faite.

Au delà du rêve, il y a la réalité. Bien d’autres éléments interviennent dans la rentabilité de l’exploitation d’une station à domicile.

En dehors du simple respect des normes en vigueur, la qualité du matériel joue un rôle essentiel. A quoi sert d’avoir investi dans une station à domicile si elle est trop souvent en panne ? En sus des coûts de réparation, l’indisponibilité prolongée ou répétitive génère d’onéreuses pertes de temps. Nous sommes en milieu industriel avec toutes ses contraintes, les utilisateurs n’y sont pas toujours des plus précautionneux. Pour tendre vers la rentabilité escomptée, il s’agit d’abord d’avoir acquis un matériel hydraulique solide et spécialement adapté.

Il y a aussi toute la problématique liée à la gestion de sa station. Beaucoup d’exploitants de stations à domicile classiques ne gèrent pas valablement et dans la continuité leur équipement. Et s’ils le font, ils oublient trop souvent que l’indispensable gestion représente un coût. Par définition, lorsqu’on possède une station à domicile, on ne peut compter que sur soi-même. Contrairement à l’emploi de cartes pétrolières, un gestionnaire de station à domicile va devoir (lorsque le moment est venu et pas toujours quand il en a le temps) agir au niveau :

· Des accès :

Un véhicule ou un de chauffeur de plus ou de moins, et il faut créer, activer ou bloquer des accès à la station. Hormis le simple fait de pouvoir ou pas se servir en carburant, la concordance informatique entre les badges/codes et les éléments (véhicules, chauffeurs) doit toujours correspondre à la réalité. Comment peut-on contrôler les consommations et tenir une comptabilité valable si le badge de la camionnette 213 est affecté, dans le programme, au camion 414 et que Marcel utilise le code de Joseph, prépensionné en 2005 ? Si pour les cartes pétrolières, une modification des accès peut se résumer à un simple coup de téléphone, dans une station à domicile classique, l’exploitant devra bien prendre le temps d’entrer dans le programme informatique du système de gestion interne pour faire le nécessaire.

· Du stock :

Une citerne se vide. A un moment donné non choisi, il faudra se charger de la faire remplir à nouveau et à temps. Que coûte une rupture de stock ? Il est certain que la rentabilité de la station à domicile en prend un sérieux coup lorsque les chauffeurs, faute de produit, doivent aller se dépanner dans des stations publiques. Les pertes de temps et de ristournes restreignent la rentabilité. Si dans les stations publiques le problème ne se pose pas, le gestionnaire d’une station à domicile devra surveiller consciencieusement le stock de sa citerne, commander à temps, suivre la livraison, réinitialiser le stock informatique…etc. Le tout en évitant au maximum les coûteuses ruptures de stock. A juste titre, certains souhaitent suivre le coût de revient exact des prises de carburant par véhicule et par chauffeur. D’autres doivent facturer des prises de carburants à des tiers (membres du personnel, filiales, sous-traitants, entreprises voisines…etc.). Dans ces cas, le gestionnaire devra aussi valoriser les entrées et les sorties du produit en stock au prix de revient et/ou au prix de vente.

· Des statistiques de consommations :

Pour rentabiliser la station à domicile, il faut aussi éviter les surconsommations. Elles peuvent être dues, bien sûr, à des vols mais aussi à des problèmes techniques sur les véhicules. Combien faut-il consommer de litres achetés en vrac à meilleur prix pour récupérer un seul petit litre surconsommé ou disparu dans la nature ? Faites le calcul, vous risquez d’être stupéfaits. Et plus le prix du carburant augmente, plus cela fait mal. Avec les cartes pétrolières, vous recevez au moins un listing avec quelques informations. Il faut évidemment prendre le temps de les analyser et il est vrai que cela se complique lorsqu’on utilise plusieurs marques de cartes pétrolières différentes. Il faut commencer à croiser les données. Dans le cadre d’une station à domicile, les data relatives aux éventuels pleins réalisés en stations publiques devront être préalablement introduites, au bon format, dans la base de données centrale. Le système de gestion classique permettra généralement d’éditer, sur une période sélectionnée, des listings des pleins par véhicule et par chauffeur. Le travail de consultation, d’analyse et de contrôle peut alors débuter. Si on ne gère qu’une dizaine de véhicules et de chauffeurs, on peut éventuellement se contenter de simples listings de pleins. Au delà, cela se complique fortement. Avec des dizaines de pages de données, il devient fastidieux - voire pratiquement impossible à moins d’y consacrer de nombreuses heures - d’effectuer un contrôle valable et pourtant indispensable. Heureusement, TELE-NARO a développé un programme de gestion équipé de moteurs analytiques et graphiques, le WebSt@t. Toutes les informations y sont hiérarchisées de manière optimale et, sans aucune intervention, les anomalies apparaissent automatiquement et clairement à l’écran.

· De la comptabilité réglementaire liée à la récupération de l’accise spéciale sur le diesel professionnel :

Certains professionnels (transports de marchandises ou de personnes pour compte propre ou compte de tiers, sociétés de taxis) peuvent récupérer l’accise spéciale sur le diesel consommé. Cela peut représenter des sommes qui ne peuvent être négligées. Ils doivent, à l’instar de la TVA, éditer chaque mois une déclaration en récupération et, forcément, tenir une comptabilité détaillée spécifique tant au niveau des entrées que des sorties du produit en stock. Ici aussi, il est indispensable que les pleins en station à domicile et en stations publiques soient intégrés dans une seule et même base de données. Il faudra avant tout que les données soient de qualité dès leur source, c’est-à-dire au moment même de l’accès par les chauffeurs à la pompe. La réglementation impose forcément que les pleins soient imputés aux bons véhicules et aux bons chauffeurs. La concordance des accès doit être en ordre de manière permanente. L’index kilométrique doit aussi être encodé correctement sous peine de voir ses déclarations refusées. Il faut aussi se tenir perpétuellement au courant des modifications des valeurs récupérables au litres (publication des cliquets) éditées au Moniteur sur décision du Ministre des Finances. Certaines obligations (déclaration et taxe sur stock) doivent être remplies au plus tard dans la semaine qui suit l’entrée en vigueur d’un nouveau cliquet. La comptabilité réglementaire n’est pas simple (notamment au niveau de la méthode FIFO) et doit être tenue constamment de très près. Avec un système de gestion classique, même si ce dernier contient quelques listings de regroupement de pleins dédiés à la récupération de l’accise spéciale, il faudra compter quelques heures chaque mois (voire plusieurs jours de travail mensuel en fonction du nombres de véhicules concernés) pour tenir correctement les comptabilités et remplir les déclarations par société. A défaut, le dossier risque d’être refusé lors d’un contrôle. Et, en sus du remboursement des récupérations perçues, il y a de fortes amendes à la clé. Comme les sommes récupérables peuvent être importantes et que ne pas déclarer apparaîtra suspect aux yeux de l’Administration, on peut difficilement échapper à cette tâche. Face à ce constat, TELE-NARO a développé, au sein du logiciel WebSt@t, un module spécifique. La comptabilité y est tenue, en tâche de fond et en temps réel, sans aucune intervention du gestionnaire. Les éventuels pleins en stations publiques sont automatiquement introduits en base de données centrale. Pratiquement, il suffit de cliquer pour sortir les déclarations officielles (TELE-NARO a obtenu une autorisation de l’Administration Centrale des Douanes et Accises), les glisser dans une enveloppe timbrée et les adresser à l’Administration.

En conclusion, la meilleure ristourne sur le prix d’achat du carburant et les gains de temps potentiels ne suffisent pas à rentabiliser une station à domicile. Il faut aussi tenir compte et ne surtout pas sous-estimer le coût d’une gestion valable et qui s’exerce dans la continuité. Non, il ne suffit pas de posséder une station, encore faut-il s'en occuper.

C’est pourquoi, TELE-NARO, en parallèle aux systèmes classiques, offre une solution télégérée « clé sur porte » qui résout tous ces problèmes à un prix imbattable. Cela ne vaut même pas la peine de penser faire sans ! Avec ce système télé-assisté, la station à domicile devient vraiment rentable.